Απλά tips για καλύτερη διαδικασία τιμολόγησης

Όπως συμβαίνει με τους περισσότερους ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων, η τιμολόγηση δεν είναι κάτι που ανυπομονεί κανείς να κάνει στον κύκλο των καθημερινών του διεργασιών. Παρόλα αυτά η αποτελεσματική τιμολόγηση αποτελεί ιδιαίτερα κρίσιμο παράγοντα για την επιχειρηματική επιτυχία, ενώ είναι παράλληλα μια απολύτως αναπόφευκτη διαδικασία. Χωρίς τιμολόγιο άλλωστε, δεν γίνεται να υπάρξει πληρωμή. Διαβάστε τα παρακάτω tips για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία.

Κρατάτε σχετικές σημειώσεις σε τακτική βάση

Οι πελάτες θέλουν να γνωρίζουν ακριβώς γιατί τους χρεώνετε κι εσείς θέλετε να καταγράφετε ακριβώς τι έχετε πετύχει και τι πρόκειται να πληρωθείτε. Είναι σημαντικό να κρατάτε καθημερινές σημειώσεις σε ένα αρχείο το οποίο είναι οργανωμένο ανά πελάτη, συμπεριλαμβάνοντας ημερομηνίες, λεπτομέρειες καθώς και τον χρόνο που χρειαστήκατε για τον καθένα τους ξεχωριστά.

Πρόκειται για μια συνειδητή καταγραφή των πεπραγμένων σας. Δεν είναι ανάγκη να μορφοποιείτε στην εντέλεια τις σημειώσεις σας, αφού έχετε πάντα την ευκαιρία να τις επεξεργαστείτε πάλι αργότερα, όταν θα έχετε χρόνο, όμως η καταγραφή είναι σημαντική.

Δημιουργήστε μια συνταγή που σας ταιριάζει και μείνετε προσκολλημένοι σε αυτή

Οι πελάτες ξέρουν πως στέλνετε τα τιμολόγιά σας κάθε πρώτη του μήνα για κάθε εργασία που ολοκληρώθηκε τον αμέσως προηγούμενο μήνα. Αν το κάνετε σταθερά και με συνέπεια, έχετε να κερδίσετε πολλά. Μερικά projects μπορεί να χρειαστούν μήνες να ολοκληρωθούν, όμως αν έχετε τη δυνατότητα να αναμένετε μέχρι να ολοκληρωθούν, μετά από κάποιο διάστημα οι μεγάλες πληρωμές αυτών των έργων, θα εξομαλύνουν τη ρευστότητά σας. Ακολουθώντας ένα σταθερό πλάνο διευκολύνετε τόσο τους εαυτούς σας όσο και τους πελάτες σας και αμφότεροι ξέρετε πως κινείστε στο ίδιο μήκος κύματος.

Κάντε το μεμιάς

Αν παράγετε και αποστέλλετε τα τιμολόγια σε μια και μοναδική συνεδρία βάση ενός σταθερού προγράμματος κερδίζετε σε συνέπεια και αποτελεσματικότητα. Είναι ένας μαραθώνιος που πρέπει να τρέξετε, όμως η ανταμοιβή που σας περιμένει όταν ξεμπερδέψετε αξίζει σίγουρα τον κόπο και προσφέρει το απαραίτητο κίνητρο.

Δημιουργήστε templates για να ελαχιστοποιήσετε την προσπάθεια

Ορισμένα projects περιλαμβάνουν τον ίδιο ακριβώς τύπο εργασιών και με την ίδια σειρά, ποσότητα ή συχνότητα, οπότε δεν υπάρχει λόγος να μην δημιουργήσετε templates με έτοιμα κείμενα για τις επαναλαμβανόμενες υπηρεσίες που παρέχετε. Αυτοματοποιείτε έτσι τη διαδικασία, έχετε σταθερά λεκτικά στοιχεία στα τιμολόγιά σας και εξοικονομείτε χρόνο κερδίζοντας σε οργάνωση και συνέπεια.

Κάντε το κάτι παραπάνω

Τα τιμολόγιά σας δεν είναι απαραίτητο να είναι βαρετά. Συμπεριλάβετε το λογότυπό σας και το brand σας. Αποφύγετε τα ακρωνύμια και τις συντομογραφίες, ακόμα κι αν γνωρίζετε πως οι πελάτες σας μπορούν να τα αναγνωρίσουν. Οργανώστε τα κείμενα στο τιμολόγιο με λίστες που περιέχουν bullets και βάλτε επικεφαλίδες για το καλύτερο αισθητικό αποτέλεσμα. Ελέγξτε προσεκτικά κάθε λέξη που έχετε γράψει πριν στείλετε το κάθε τιμολόγιο.

Δώστε στοιχεία για το πως τιμολογείτε

Μια 20λεπτη συζήτηση με κάποιο πελάτη δεν πρόκειται να χρεωθεί, όμως είναι καλό να δίνετε στην πελατειακή σας βάση την ευκαιρία να αντιληφθεί πως στο συγκεκριμένο παράδειγμα επενδύσατε χρόνο για να τους βοηθήσετε, αναγράφοντας στην ανάλυση κόστους μια σημείωση πως δεν τους χρεώσατε. Για να κάνετε κάτι τέτοιο σωστά θα πρέπει βέβαια να καταγράφετε αναλυτικά πότε έγινε η συνομιλία, ή κάποια ανταλλαγή email, ή κάποια μικροδουλειά, τι αφορούσε, πόσο διήρκεσε και άλλες τέτοιες λεπτομέρειες.

Συμπεριλάβετε τους κανόνες σας και προκαλέστε ερωτήσεις

Καταγράψτε την πολιτική σας και κάντε τη εύκολα διαθέσιμη στους πελάτες σας. Ξεκαθαρίστε τους αποδεκτούς τρόπους πληρωμής, το αν χρεώνετε επιπλέον για τη χρήση πιστωτικών/χρεωστικών καρτών, Paypal κλπ. Ακόμα και έχοντας καταγράψει λεπτομερώς τα πάντα σχετικά με την πολιτική τιμολόγησης, αφήστε πάντα την πόρτα ανοιχτή για ενδεχόμενες ερωτήσεις αναφέροντας “Είμαι στη διάθεσή σας αν χρειάζεστε διευκρινήσεις ή χρειάζεστε επιπλέον πληροφόρηση”.

Μην τους πιέζετε υπερβολικά

Ας υποθέσουμε πως η πολιτική σας είναι ότι πρέπει να πληρώνεστε σε εύλογο χρόνο μετά την αποστολή των τιμολογίων. Αφού περάσει το εύλογο αυτό διάστημα και δεν έχετε πληρωθεί μπορείτε να προωθείτε το αρχικό email, αναγράφοντας απλά κάτι του τύπου “Θέλω να διαπιστώσω αν το συγκεκριμένο τιμολόγιο έχει επεξεργαστεί από πλευράς σας. Αν θεωρείτε πως έχει, ενημερώσετε με για να ελέγξω με τη σειρά μου τα δικά μου αρχεία”. Είναι καλό να προσφέρετε στους πελάτες το πλεονέκτημα της… αμφιβολίας καθώς και την ευκαιρία να απαντήσουν. Αν δεν λάβετε απάντηση και αναγκαστείτε να στείλετε και δεύτερη υπενθύμιση μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ισχυρότερη γλώσσα, να είστε λιγότερο συγκαταβατοικοί και να επαναλάβετε την πολιτική σας για τις συνέπειες της μη πληρωμής.

Περιηγηθείτε στο blog της IpHost και ανακαλύψτε νέα, tutorials, guides και συμβουλές που έχουν ως σκοπό να βελτιώσουν την απόδοση της ιστοσελίδας σας.

Και, φυσικά, είμαστε διαθέσιμοι για οποιαδήποτε βελτίωση ή προσθήκη έχετε να μας προτείνετε. Μπορείτε να κάνετε submit για feature request από την φόρμα επικοινωνίας.